Tieni traccia e gestisci le spese senza sforzo con il miglior software di gestione delle spese. Semplifica il reporting, il monitoraggio delle ricevute e altro ancora per una contabilità efficiente.
Il software di gestione delle spese è uno strumento progettato per semplificare il processo di monitoraggio, registrazione e gestione delle spese sostenute da dipendenti o aziende.
Automatizza il processo di rendicontazione delle spese, semplifica le approvazioni e aiuta a far rispettare le politiche di spesa aziendali.
Queste piattaforme in genere prevedono la scansione delle ricevute, la categorizzazione delle spese e l'integrazione con il software di contabilità, avvantaggiando le aziende fornendo visibilità in tempo reale sulle spese, migliorando i controlli finanziari e migliorando l'accuratezza del budget.
Sono particolarmente preziosi per finanziare team, project manager e viaggiatori che hanno bisogno di tenere traccia delle spese e dei rimborsi in modo efficiente.
Secondo le recensioni e le valutazioni degli utenti, il miglior software di gestione delle spese include:
1.
Factorial
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Factorial è un software completo per le risorse umane basato sul cloud progettato per semplificare i processi HR, tra cui buste paga, monitoraggio del tempo e onboarding dei dipendenti per le piccole e medie imprese.
Perimeter 81 è un servizio di sicurezza informatica basato sul cloud che fornisce alle aziende un accesso sicuro alla rete, al cloud e alle applicazioni attraverso un'architettura zero-trust.
Sage Intacct è un software di gestione finanziaria basato sul cloud che fornisce funzionalità complete di contabilità, gestione della liquidità, acquisti, gestione dei fornitori, consolidamento finanziario, riconoscimento dei ricavi, contabilità dei progetti, contabilità dei fondi, gestione dell'inventario e reporting finanziario ad aziende di tutte le dimensioni.
SAP Ariba è un software di gestione degli approvvigionamenti e della catena di fornitura basato sul cloud che facilita l'acquisto e la vendita business-to-business attraverso il suo mercato digitale, semplificando i processi di approvvigionamento e migliorando la collaborazione con i fornitori.
Expensify è un'applicazione software basata su cloud progettata per semplificare i processi di gestione delle spese automatizzando la rendicontazione delle spese, il monitoraggio delle ricevute e la riconciliazione delle carte aziendali per aziende e privati.
Coupa è una piattaforma completa di gestione delle spese aziendali basata sul cloud che offre soluzioni di approvvigionamento, fatturazione e gestione delle spese per aiutare le aziende a migliorare la visibilità e il controllo sulle proprie spese.
Concur è una soluzione completa per la gestione dei viaggi e delle spese progettata per semplificare le prenotazioni, automatizzare la rendicontazione delle spese e fornire informazioni utili alle aziende.
Zoho Expense è un software completo di rendicontazione spese basato sul cloud progettato per automatizzare e semplificare il processo di gestione delle spese per le aziende, inclusa la scansione delle ricevute, la registrazione delle spese e i flussi di lavoro dei rimborsi.
ClickTime è un software di monitoraggio del tempo e di gestione della forza lavoro basato sul cloud, progettato per aiutare le aziende a semplificare le operazioni monitorando le ore dei dipendenti, gestendo i costi dei progetti e ottimizzando la produttività del team.
Emburse.com è una piattaforma completa di gestione delle spese e automazione AP che semplifica e automatizza i processi di rendicontazione delle spese dei dipendenti, elaborazione delle fatture ed emissione di pagamenti per le aziende.
FactorialHR è un software di gestione delle risorse umane personalizzabile progettato per automatizzare e centralizzare i processi chiave di gestione del personale come tempo, buste paga, talento e gestione finanziaria in un'unica piattaforma che incorpora una gestione completa delle risorse umane. Mirato a razionalizzare le attività delle risorse umane, FactorialLe risorse umane consentono ai responsabili delle risorse umane di dedicare più tempo ad attività incentrate sulle persone anziché alle pratiche burocratiche. Fondato nel... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Monitoraggio del tempo e gestione dei turni
Gestione ferie e assenze
Report e analisi delle risorse umane
Responsabile documenti
Firma digitale
Riepilogo buste paga
Portale dei dipendenti
Grafico organizzativo
App mobile per le risorse umane
Sistema di monitoraggio del richiedente (ATS)
Impostazioni dei permessi dell'utente
Vantaggi
Perfetta integrazione con la casella di posta e Outlook
Memorizza documenti e record dei dipendenti
Funzionalità di monitoraggio del tempo
L'interfaccia utente intuitiva semplifica la configurazione
Perimeter 81 è una rete zero-trust as a service (ZTNaas), fondata nel 2018 dai fondatori Amit Bareket e Sagi Gidali. In qualità di fornitore di soluzioni di sicurezza informatica basate su cloud, l’azienda è specializzata nel facilitare l’accesso sicuro alla rete per le aziende. Con una presenza globale, che comprende la sede centrale a Tel Aviv, in Israele, e uffici a New York e in California,... Per saperne di più
Sage Intacct è un software di gestione finanziaria basato su cloud sviluppato nel 1999 da David Thomas e Odysseas Tsatalos. Con sede a San Jose, in California, l'azienda è specializzata nella fornitura di soluzioni contabili innovative. Il software facilita processi contabili semplificati, fornisce informazioni finanziarie in tempo reale e supporta l'automazione per le aziende. Progettato per più di 14,000 organizzazioni in tutto il mondo, Sage Intacct è ... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Finanza avanzata
Reportistica personalizzabile
Integrazione senza soluzione di continuità
Scalabilità
Visibilità multidimensionale
Automazione
Conformità
Approfondimenti in tempo reale
Strumenti di collaborazione
Accessibilità mobile
Vantaggi
Robuste capacità di gestione finanziaria.
Reportistica personalizzabile.
Integrazione perfetta con altri sistemi.
La piattaforma scalabile si adatta alla crescita.
Accesso in tempo reale ai dati finanziari.
Assistenza clienti dedicata disponibile.
Svantaggi
Curva di apprendimento più ripida per i principianti.
SAP Ariba è un'azienda leader nel software di gestione della supply chain e degli acquisti basato su cloud, fondata nel 1996 da Keith Krach. Consente processi di acquisto efficienti, gestione dei fornitori e transazioni commerciali. Con sede a Palo Alto, California, la piattaforma sfrutta la tecnologia per generare risparmi sui costi, migliorare la collaborazione tra gli ecosistemi di acquisto e consentire alle aziende di tutto il mondo di gestire la propria supply... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Gestione dei fornitori
Analisi della spesa
Contract Management
Automazione del processo di approvvigionamento
Gestione delle fatture
Gestione del rischio dei fornitori
Gestione del catalogo
Ottimizzazione dell'approvvigionamento
Strumenti di collaborazione
Reporting e Analytics
Vantaggi
Processi di approvvigionamento semplificati.
Maggiore collaborazione con i fornitori.
Funzionalità complete di analisi della spesa.
Gestione automatizzata delle fatture.
Robuste funzionalità di gestione dei contratti.
Svantaggi
Complessità nella configurazione iniziale.
Il costo può essere proibitivo per le piccole imprese.
Expensify è una super-app per i pagamenti progettata per semplificare la gestione finanziaria per privati e aziende in tutto il mondo. Combina funzionalità quali carte aziendali, monitoraggio delle spese, rimborso il giorno successivo, fatturazione, pagamento delle fatture e prenotazione di viaggi in un'unica piattaforma. Con oltre 10 milioni di utenti che beneficiano delle sue funzionalità gratuite, Expensify automatizza il processo di gestione delle spese, rendendo le attività finanziarie... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Gestione delle spese
Gestione della spesa
Rapporti di spesa
Carta di credito aziendale
Applicazione per la scansione delle ricevute
Fattura Paga
Fatturazione
Expensify Viaggi
Vantaggi
Funzionalità di reporting efficaci
Rende molto semplice la riconciliazione degli estratti conto della carta di credito
Assistenza clienti straordinaria
Perfetta integrazione con altre applicazioni funzionali
Funzionalità di scansione e acquisizione intuitive
Funzionalità di trascinamento della selezione per le e-mail di ricevuta
Coupa è un software di gestione delle spese aziendali sviluppato da un'azienda con sede a San Mateo, California, rinomata per la sua interfaccia utente intuitiva. Il software offre una suite completa di applicazioni finanziarie progettate per aiutare le organizzazioni a gestire le proprie spese in modo efficiente. Offrendo soluzioni basate su cloud, Coupa consente alle aziende di semplificare gli acquisti, gestire le spese e ottimizzare le operazioni finanziarie... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Coupa Procurement
Coupa fatturazione
Contract Management
Gestione delle spese
Analisi e rapporti
Coupa Comunità
Analisi della spesa
Risorsa strategica
Gestione della tesoreria
Gestione magazzino
Vantaggi
Un software di controllo dei costi altamente efficiente offre numerosi vantaggi alle aziende
Offre un approccio all-in-one per il controllo delle spese aziendali
Coupa Il software semplifica varie attività, risparmiando tempo e minimizzando gli errori
Il software è altamente personalizzabile per soddisfare i requisiti specifici di qualsiasi azienda
CoupaLa capacità di accettare informazioni in vari formati
Svantaggi
Coupa può essere piuttosto costoso in termini di software
Il servizio clienti fornito da Coupa potrebbe essere limitato in alcune regioni o per lingue specifiche
Potrebbe bloccarsi e non rispondere, anche se questo è raro
Concur è un software leader per la gestione dei viaggi sviluppato dalla sussidiaria di SAP, specializzata nella fornitura di soluzioni innovative per facilitare la gestione delle spese di viaggio e delle operazioni per le aziende. Fondata nel 1993 e con sede a Bellevue, Washington, Stati Uniti, Concur impiega un organico compreso tra 5001 e 10000 dipendenti. È rinomato per le sue tecnologie all'avanguardia... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Concur Spese
Concur Viaggi
Concur Fattura
Dati e analisi
Prenotazione di viaggio
Gestione delle spese
mobile App
Concur integrazione
Business Intelligence
Amministrazione del servizio
Vantaggi
Carica automaticamente spese e ricevute
Un processo semplificato per la gestione delle eccezioni e delle approvazioni
Questo prodotto offre un'esperienza fluida nella gestione delle spese senza sforzo
Incorpora una vasta gamma di funzionalità
L'applicazione è in grado di completare automaticamente diversi campi importanti, accelerando così il processo di registrazione delle spese
Svantaggi
La funzionalità mobile funziona lentamente e può sembrare piuttosto macchinosa
Manca di opzioni di personalizzazione a meno che non venga pagato un costo aggiuntivo
La navigazione nella funzionalità di viaggio è più impegnativa rispetto ai siti Web
Zoho Expense è una soluzione completa di gestione delle spese per aziende di tutte le dimensioni. Il software offre una gamma di funzionalità tra cui la scansione delle ricevute, la rendicontazione automatizzata delle spese e l'applicazione delle politiche di spesa. Con un'interfaccia facile da usare e la possibilità di integrarsi perfettamente con altre applicazioni Zoho, Zoho Expense mira a semplificare e snellire il processo di monitoraggio delle spese... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Monitoraggio delle spese semplificato
Flussi di lavoro di approvazione personalizzabili
Rapporti in Tempo Reale
Accessibilità mobile
Supporto multi-valuta
Capacità di integrazione
Gestione scontrini
Conformità alle politiche
Acquisizione automatizzata delle spese
Rapporti configurabili
Vantaggi
Interfaccia utente intuitiva per una facile navigazione.
Funzionalità di monitoraggio e reporting delle spese.
Integrazione perfetta con altre app Zoho.
Flussi di lavoro di approvazione personalizzabili.
Supporto multivaluta per operazioni globali.
App mobile per la gestione delle spese.
Svantaggi
Curva di apprendimento per i nuovi utenti.
Alcune funzionalità avanzate sono limitate
Problemi di sincronizzazione occasionali.
I tempi di risposta dell'assistenza clienti possono variare.
Che cos'è la ClickTime? ClickTime è un software di monitoraggio del tempo e gestione dei progetti basato su cloud, progettato per aiutare le aziende a semplificare le proprie operazioni e migliorare la produttività. Fondata nel 1999 e con sede a San Francisco, California, sotto la guida del CEO Jager McConnell, ClickTime aiuta le organizzazioni a gestire la propria forza lavoro in modo più efficace. Fornisce strumenti per il monitoraggio del tempo, delle spese... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Reportistica personalizzabile
Monitoraggio del budget del progetto
Pianificazione della capacità dei dipendenti
Reportistica personalizzabile
Monitoraggio del tempo del progetto
Monitoraggio del tempo delle attività
Monitoraggio delle spese
Database dei dipendenti
Accesso API
Livelli di accesso utente
Vantaggi
Monitoraggio del tempo e gestione delle attività tutto in uno
Varietà di funzionalità preziose, tutte riunite in un'unica posizione
Il software è facile da usare
Ottimo strumento per monitorare le ore di lavoro
Rapporti dettagliati di semplice interpretazione
Svantaggi
Processo di apprendimento impegnativo
Qualità del reporting variabile
La configurazione del sistema può sembrare scoraggiante a causa delle sue numerose funzioni
Emburse.com è un fornitore leader di programmi di gestione della spesa, rinomato per il suo prodotto, Emburse Spend. Fondata nel 2012, Emburse offre soluzioni complete volte a migliorare il controllo della spesa, ottimizzare i processi e aumentare la visibilità della spesa per le imprese a livello globale. OperaPresente in 120 paesi, Emburse serve oltre 4.5 milioni di utenti, offrendo una suite di strumenti progettati per operazioni finanziarie efficienti... Per saperne di più
Caratteristiche principali
Software per note spese
Controllo del processo di approvazione
Gestione delle fatture
Multi-valuta
Gestione scontrini
Gestione dei rimborsi
Controllo della spesa
Monitoraggio del tempo
Gestione dei flussi di lavoro
Analisi della spesa
Vantaggi
Dashboard facile da amministrare
Ricco set di API
Ottimo per i dipendenti a contratto
Eccellenti capacità di reporting
Distribuzione rapida
Servizio clienti reattivo
Interfaccia utente intuitiva
Svantaggi
Perso migliaia di dollari
Mancanza di informazioni sul commerciante per casi di frode
Payhawk è più di una semplice applicazione: è il tuo strumento completo di gestione delle spese. Questo strumento semplifica il processo di monitoraggio delle spese e di gestione della spesa dei dipendenti con le sue funzionalità avanzate. Con Payhawk, i manager possono monitorare facilmente le spese in tempo reale, eliminando la necessità di noiose attività manuali. Payhawk gestire le spese non è mai stato così semplice. Questo è... Per saperne di più
Guida completa al software di gestione delle spese
Cos'è il software di gestione delle spese?
Il software di gestione delle spese è un sistema che automatizza e monitora le spese dei dipendenti. È ampiamente utilizzato dalle aziende di tutte le dimensioni per semplificare il processo di gestione delle spese.
Il software utilizza la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per acquisire i dettagli della ricevuta e compilare automaticamente i campi del report, riducendo la necessità di immissione manuale dei dati. Applica inoltre limiti di spesa e regole politiche per evitare sorprese e respingere proposte errate.
Uno dei principali vantaggi sono i rimborsi rapidi, poiché i flussi di lavoro di approvazione automatizzati garantiscono che i rimborsi ai dipendenti o ai fornitori avvengano rapidamente.
Il software sostituisce inoltre la documentazione manuale con un flusso di lavoro automatizzato per caricare, tenere traccia e inviare comodamente le ricevute delle spese. Gli amministratori possono accedere a queste ricevute di rimborso attraverso un processo semplificato per approvare le richieste verificando eventuali violazioni delle politiche aziendali.
Inoltre, il software aiuta le organizzazioni a tenere traccia delle spese aziendali dei propri dipendenti.
Quali sono le funzioni principali del software di gestione delle spese?
Il software di gestione delle spese è progettato per semplificare e automatizzare il processo di gestione, monitoraggio e controllo delle spese dei dipendenti. Ecco alcune delle funzioni principali del software di gestione delle spese:
Registrazione automatizzata: Il software automatizza la registrazione delle spese rimborsabili sostenute dai dipendenti.
Monitoraggio delle spese: Tiene traccia delle spese dei dipendenti e determina come l'organizzazione rimborserà i costi sostenuti.
Approvazione e rimborso: Il software gestisce l'approvazione e il pagamento delle spese. Le spese approvate vengono quindi automaticamente indirizzate alla contabilità per il rimborso.
Conformità alle politiche: Il software è in linea con la politica di gestione delle spese dell'azienda per garantire che l'azienda non spenda troppo per le spese approvate (o non approvate).
Acquisizione della ricevuta: Utilizza la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per acquisire i dettagli delle ricevute e compilare automaticamente i campi del report.
Invio delle spese: Il software consente l'invio di note spese e avvisa i gestori delle note spese che necessitano di revisione.
Applicazione della politica: Il software applica limiti di spesa e regole politiche per evitare sorprese e rifiutare invii errati.
Rimborsi rapidi: I flussi di lavoro di approvazione automatizzati garantiscono che i rimborsi dei dipendenti o degli appaltatori avvengano rapidamente.
Queste funzioni aiutano le aziende a gestire le proprie spese in modo più efficiente, a ridurre gli errori e a distribuire i rimborsi più rapidamente. Contribuiscono inoltre a garantire la conformità alle politiche e forniscono preziose informazioni sui modelli di spesa.
Perché le aziende dovrebbero utilizzare un software di gestione delle spese?
Le aziende dovrebbero utilizzare il software di gestione delle spese perché semplifica i processi, accelera i rimborsi ai dipendenti, elimina le imprecisioni contabili, migliora l'efficienza operativa, impone la conformità alle politiche, fornisce report in tempo reale per una migliore visibilità, migliora la produttività, garantisce la conformità fiscale, fornisce sicurezza ed è rispettoso dell'ambiente .
Semplifica i processi: EMS automatizza il processo di gestione delle spese, semplificando l'invio delle note spese da parte dei dipendenti e l'approvazione delle note spese da parte dei manager.
Accelerare il rimborso dei dipendenti: Accelera il processo di rimborso, riducendo il tempo che i dipendenti devono attendere per essere rimborsati delle spese vive.
Elimina le imprecisioni contabili: EMS aiuta a ridurre gli errori nella rendicontazione e nella contabilità delle spese, garantendo registrazioni finanziarie più accurate.
Miglioramento Operaefficienza nazionale: EMS può aumentare significativamente l'efficienza operativa automatizzando e ottimizzando la gestione delle spese.
Applica la conformità alle policy: Le regole personalizzate nel software possono applicare le policy aziendali, rilevare attività fraudolente e prevenire spese fuori policy.
Migliora la visibilità con report in tempo reale: EMS fornisce report in tempo reale, migliorando la visibilità della spesa e consentendo una migliore pianificazione e analisi finanziaria.
Migliora la produttività: Automatizzando le attività manuali, EMS può migliorare la produttività e consentire ai dipendenti di concentrarsi su attività più strategiche.
Garantisce la conformità fiscale: EMS aiuta a documentare tutte le spese a fini fiscali, garantendo il rispetto delle normative e delle politiche fiscali.
Fornisce sicurezza: EMS aggiunge un ulteriore livello di sicurezza, proteggendo i dati finanziari sensibili.
Ecologico: Essendo un processo completamente privo di supporti cartacei, EMS è un'opzione più rispettosa dell'ambiente.
Quali sono i potenziali svantaggi o limitazioni delle piattaforme di gestione delle spese?
I potenziali svantaggi o limiti delle piattaforme di gestione delle spese includono errori umani, processi di approvazione complessi, rischio di frode sulle spese, difficoltà nel garantire la conformità alle politiche di spesa, mancanza di visibilità della spesa, processi complicati e impatti potenzialmente negativi sull'esperienza dei dipendenti.
Dati incompleti e mancanza di integrazione: Diverse origini dati possono creare silos di dati, rendendo difficile avere una visione unificata di tutte le spese. Ciò può aumentare gli errori e creare imprecisioni.
Classificazione manuale e delle spese che richiedono molto tempo: Nonostante l’automazione, alcuni aspetti della classificazione delle spese potrebbero comunque richiedere un intervento manuale, che può richiedere molto tempo.
Difficoltà nel controllo della spesa aggiuntiva: La spesa aggiuntiva (i tanti piccoli acquisti poco frequenti effettuati da un’azienda) può essere difficile da controllare e monitorare.
Scarso monitoraggio del flusso di cassa e dei termini di pagamento: Alcune piattaforme potrebbero non fornire strumenti adeguati per monitorare il flusso di cassa e i termini di pagamento.
Visibilità della spesa e capacità di reporting inadeguate: Non tutte le piattaforme offrono visibilità completa della spesa e funzionalità di reporting.
Non adatto a grandi aziende con più reparti: Alcuni software potrebbero non apportare vantaggi a un'azienda con più dipartimenti.
Costo: Sebbene molte piattaforme offrano risparmi sui costi grazie a una maggiore efficienza, il costo iniziale di implementazione di una piattaforma di gestione delle spese può essere elevato.
Formazione e adozione: I dipendenti potrebbero aver bisogno di formazione per utilizzare la piattaforma in modo efficace e potrebbe esserci resistenza all’adozione di nuove tecnologie.
Dipendenza dal fornitore: Può esserci il rischio di diventare troppo dipendenti da un unico fornitore, soprattutto se la piattaforma è basata su cloud.
Problemi di sicurezza: Sebbene la maggior parte delle piattaforme disponga di solide misure di sicurezza, esiste sempre il rischio di violazione dei dati o attacchi informatici.
Quali sono i diversi tipi di software di gestione delle spese?
I diversi tipi di software per la gestione delle spese sono software per la gestione delle spese generali, software per viaggi e spese, software per il monitoraggio del tempo e delle spese, software per buste paga e spese e software per la gestione della forza lavoro e delle spese.
Tipologia
Definizione
Ideale per
Software per la gestione delle spese generali
Questo tipo di software elabora il pagamento e controlla le spese avviate dai dipendenti. Semplifica e automatizza l'immissione delle spese di un'azienda, ottimizza la revisione, elimina le tracce cartacee e riduce gli sforzi amministrativi.
Le aziende di tutte le dimensioni stanno cercando di semplificare il processo di gestione delle spese.
Software per viaggi e spese
Questo software è integrato con il software di gestione dei viaggi, consentendo alle aziende di gestire in modo efficiente le spese relative ai viaggi.
Aziende con frequenti esigenze di viaggio.
Software per il monitoraggio del tempo e delle spese
Questo software è integrato con un software di monitoraggio del tempo, aiutando le aziende a tenere traccia del tempo impiegato in varie attività e dei costi associati.
Aziende che fatturano ai clienti in base al tempo impiegato.
Software per buste paga e spese
Questo software è integrato con il software per la gestione delle buste paga, consentendo alle aziende di gestire gli stipendi dei dipendenti, i benefici, le tasse e altre spese.
Aziende che desiderano semplificare i processi di gestione delle buste paga e delle spese.
Software per la gestione delle spese e della forza lavoro
Questo software è integrato con il software di gestione della forza lavoro e aiuta le aziende a gestire i costi del lavoro, la pianificazione, la conformità e altre spese relative alla forza lavoro.
Aziende che desiderano ottimizzare i costi del lavoro e la produttività.
Quali sono i pro e i contro di ciascun tipo di software di gestione delle spese?
I pro e i contro di ciascun tipo di software di gestione delle spese variano in base a fattori quali facilità d'uso, capacità di integrazione, funzionalità di automazione, opzioni di reporting e costi. Ecco i pro e i contro di ciascun tipo di software di gestione delle spese:
Software per la gestione delle spese generali
PRO:
Semplifica e automatizza l'immissione delle spese aziendali, riducendo gli sforzi amministrativi.
Utilizza la tecnologia per acquisire i dettagli delle ricevute e compilare automaticamente i campi del report, riducendo l'immissione manuale dei dati.
Contro:
Potrebbe essere necessaria una formazione affinché i dipendenti possano comprenderla e utilizzarla in modo efficace.
Potrebbe non essere così specializzato o ricco di funzionalità come altri tipi di software di gestione delle spese.
Software per viaggi e spese
PRO:
Gestisce in modo efficiente le spese relative ai viaggi.
Può essere integrato con il software di gestione dei viaggi per un funzionamento senza interruzioni.
Contro:
Potrebbe non essere necessario per le aziende senza frequenti esigenze di viaggio.
Può essere più complesso a causa dell'integrazione delle funzionalità di gestione dei viaggi.
Software per il monitoraggio del tempo e delle spese
PRO:
Aiuta le aziende a tenere traccia del tempo impiegato in varie attività e dei costi associati.
Può essere integrato con il software di monitoraggio del tempo per una migliore efficienza.
Contro:
Potrebbe non essere necessario per le aziende che non fatturano ai clienti in base al tempo impiegato.
Richiede un monitoraggio diligente del tempo da parte dei dipendenti, il che può essere visto come invadente.
Software per buste paga e spese
PRO:
Consente alle aziende di gestire gli stipendi dei dipendenti, i benefici, le tasse e altre spese.
Può essere integrato con il software del libro paga per un funzionamento senza interruzioni.
Contro:
Può essere complesso a causa dell'integrazione delle funzionalità del libro paga.
Richiede una gestione attenta per garantire calcoli accurati delle buste paga e delle imposte.
Software per la gestione delle spese e della forza lavoro
PRO:
Aiuta le aziende a gestire i costi del lavoro, la pianificazione, la conformità e altre spese relative alla forza lavoro.
Può essere integrato con il software di gestione della forza lavoro per una migliore efficienza.
Contro:
Potrebbe non essere necessario per le aziende senza una forza lavoro ampia o complessa.
Può essere più complesso a causa dell'integrazione delle funzionalità di gestione della forza lavoro.
Quali sono le alternative gratuite e open source al software di gestione delle spese commerciali?
Le alternative gratuite e open source al software di gestione delle spese commerciali includono GnuCash, HomeBank, Money Manager Ex, Skrooge, Budget Zen e BudgetGrid.
GnuCash è un software di contabilità finanziaria personale e di piccole imprese. HomeBank è un altro software gratuito progettato per gestire i conti personali.
Money Manager Ex è un software di finanza personale gratuito, open source, multipiattaforma e facile da usare. Anche Skrooge, Budget Zen e BudgetGrid sono alternative gratuite e open source alla gestione delle spese.
Come si confrontano i software di gestione delle spese gratuiti e open source con le soluzioni a pagamento?
I software di gestione delle spese gratuiti e open source, sebbene spesso convenienti e personalizzabili, in genere non dispongono delle funzionalità estese, degli aggiornamenti regolari e del supporto dei fornitori forniti dalle soluzioni a pagamento.
Quando si confrontano queste soluzioni gratuite e open source con quelle a pagamento, entrano in gioco diversi fattori. La differenza più evidente è il costo. Il software open source è spesso gratuito ma in genere non è supportato dai suoi creatori.
D'altra parte, il software a pagamento spesso gode del supporto del fornitore. Le soluzioni a pagamento offrono spesso più funzionalità e integrazioni. Ad esempio, Emburse Certify, una soluzione a pagamento, offre funzionalità come il monitoraggio del chilometraggio GPS, l'integrazione di Google Maps, report personalizzati, analisi avanzate di viaggi e intrattenimento e flussi di lavoro di approvazione multilivello.
Le soluzioni a pagamento hanno spesso un'interfaccia più user-friendly e una migliore esperienza utente. Inoltre tendono ad avere meno bug e aggiornamenti più regolari. Tuttavia, il software open source spesso consente una maggiore personalizzazione poiché gli utenti possono modificare il codice sorgente in base alle proprie esigenze.
Come si sceglie il giusto software di gestione delle spese?
Scegli il giusto software di gestione delle spese valutando le tue esigenze e obiettivi, identificando caratteristiche importanti, determinando i parametri del progetto, selezionando un comitato di progetto e confrontando le tue esigenze con le soluzioni disponibili.
Innanzitutto, è necessario valutare le esigenze e gli obiettivi di gestione delle spese. Ciò implica determinare le esigenze della tua azienda e le sfide che stai cercando di superare investendo in un software di gestione delle spese.
Successivamente, dovresti identificare e decidere le caratteristiche più importanti. Questi potrebbero includere funzionalità di reporting, scansione di ricevute, monitoraggio delle carte di credito e altro ancora. È anche importante distinguere tra "indispensabili" e "interessanti".
Quindi, determinare i parametri del progetto. Ciò potrebbe comportare la definizione di un budget, la decisione di una tempistica per l’attuazione e l’identificazione delle principali parti interessate che saranno coinvolte nel processo decisionale.
Successivamente, seleziona un comitato di progetto. Questo comitato sarà responsabile di confrontare le vostre esigenze con le soluzioni disponibili. Dovrebbero comprendere le tue esigenze specifiche, confrontare diverse opzioni software e seguire un processo di selezione strutturato.
Infine, confronta le tue esigenze con le soluzioni disponibili. Ciò comporta la ricerca di varie opzioni software di gestione delle spese, la valutazione delle loro caratteristiche e la considerazione delle recensioni degli utenti e della facilità d'uso.
Come valutare le esigenze aziendali rispetto alle funzionalità del software di gestione delle spese?
Valuterai le tue esigenze aziendali rispetto alle funzionalità del software di gestione delle spese valutando le esigenze specifiche della tua organizzazione, identificando le funzionalità chiave del software, verificando la compatibilità con i sistemi esistenti, considerando la scalabilità, esaminando il feedback degli utenti e garantendo conformità e sicurezza.
Per valutare le esigenze della tua azienda rispetto alle funzionalità del software di gestione delle spese, dovresti seguire questi passaggi:
Valuta le esigenze specifiche della tua organizzazione: Considera le dimensioni della tua azienda, la complessità dei processi di rendicontazione delle spese e gli eventuali requisiti specifici che potresti avere.
Identificare le caratteristiche chiave del software: Determina quali funzionalità sono più importanti per la tua azienda, come il monitoraggio del tempo, il monitoraggio delle spese, la fatturazione automatizzata, l'accessibilità mobile, i report personalizzabili e le funzionalità di integrazione.
Verifica la compatibilità con i sistemi esistenti: Assicurati che il software sia compatibile con i tuoi sistemi finanziari e flussi di lavoro esistenti per un'integrazione perfetta.
Considera la scalabilità: Il software dovrebbe essere in grado di soddisfare la crescita della tua azienda, offrendo opzioni scalabili in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze e requisiti.
Esamina il feedback degli utenti: Le recensioni degli utenti possono fornire approfondimenti sulle prestazioni del software e sulla qualità dell'assistenza clienti.
Garantire conformità e sicurezza: Il software deve essere conforme ai requisiti normativi e mantenere gli standard di sicurezza dei dati per proteggere le informazioni sensibili.
Quali sono gli errori comuni da evitare quando si scelgono i sistemi di gestione delle spese?
Gli errori comuni da evitare quando si scelgono i sistemi di gestione delle spese includono il non avere una politica di spesa chiara, la mancata considerazione della visibilità dell'inventario, l'ignorare la scalabilità e la crescita futura, la mancata considerazione dell'automazione, il non ricevere input da tutte le parti interessate e la scelta di un sistema che non integrarsi con i sistemi esistenti.
Mancanza di una chiara politica sulle spese: Uno degli errori più comuni è non avere una politica di spesa chiara. Ciò può portare a confusione e ambiguità su quali spese sono ammissibili al rimborso, quanto possono spendere i dipendenti e quale documentazione è richiesta.
Visibilità dell'inventario insufficiente: Non considerare l'inventario è un errore comune quando si sceglie una soluzione di gestione delle spese tecnologiche.
Ignorare scalabilità e crescita futura: Scegliere un sistema in grado di adattarsi alla tua attività è importante. Se scegli un sistema che non è in grado di gestire la tua crescita futura, potrebbe essere necessario cambiare sistema in futuro.
Considerando il costo totale di proprietà (TCO): Non considerare solo il costo iniziale del sistema. Considera anche i costi correnti, come la manutenzione e gli aggiornamenti.
Trascurare la sicurezza e la conformità dei dati: La sicurezza e la conformità dei dati sono cruciali. Assicurati che il sistema scelto sia conforme alle normative pertinenti e disponga di solide misure di sicurezza.
Non considerare l'automazione: Gli approcci di gestione manuale delle spese richiedono molta carta e fogli di calcolo. Un sistema automatizzato di gestione delle spese semplifica il processo di rendicontazione delle spese per dipendenti, supervisori e team contabili.
Non ricevere input da tutte le parti interessate: È importante ottenere input da tutte le parti interessate prima di scegliere un sistema. Ciò include non solo il team finanziario ma anche i dipendenti che utilizzeranno il sistema quotidianamente.
Scelta di un sistema che non si integra con i sistemi esistenti: Il sistema dovrebbe integrare perfettamente i sistemi e i processi esistenti. Ciò garantirà un flusso di dati regolare tra i reparti e ridurrà al minimo gli errori di immissione manuale.
Quali sono i modelli di prezzo per il software di gestione delle spese?
I modelli di prezzo per il software di gestione delle spese includono prezzi basati su abbonamento, per utente, freemium, licenza una tantum, prezzi a scaglioni, prezzi basati sull'utilizzo e prezzi basati sulle funzionalità.
Basato su abbonamento: si tratta di un modello di pagamento ricorrente in cui gli utenti pagano una tariffa fissa mensile o annuale per il software. La tariffa spesso include supporto, aggiornamenti e accesso completo alle funzionalità del software.
Prezzi per utente: In questo modello, il costo del software è determinato dal numero di utenti. Maggiore è il numero di utenti di un'organizzazione, maggiore è il costo.
Freemium: questo modello offre funzionalità di base gratuite, mentre funzionalità e funzionalità avanzate sono bloccate dietro un paywall. Gli utenti possono testare il software e passare a un piano a pagamento se lo trovano utile.
Licenza una tantum: Si tratta di un modello tradizionale in cui gli utenti pagano una tariffa una tantum per possedere e utilizzare il software a tempo indeterminato. Questo modello potrebbe includere o meno aggiornamenti e supporto futuri.
Prezzi a livelli: In questo modello sono disponibili diversi livelli o livelli del software a prezzi diversi. Ogni livello offre funzionalità diverse, consentendo agli utenti di scegliere il piano più adatto alle proprie esigenze e al proprio budget.
Prezzi basati sull'utilizzo: In questo modello gli utenti pagano solo per ciò che utilizzano. Ciò può essere vantaggioso per le aziende con esigenze variabili.
Prezzi basati sulle funzionalità: In questo modello, il prezzo si basa sulle funzionalità desiderate dall'utente. Le funzionalità più avanzate o premium hanno un prezzo più alto.
Come si confrontano i modelli di prezzo dei diversi sistemi di gestione delle spese?
I modelli di prezzo dei diversi sistemi di gestione delle spese vengono confrontati in base a fattori quali canoni di abbonamento, set di funzionalità, scalabilità e dimensioni dell'azienda a cui si rivolgono. Ecco una tabella che mostra un confronto:
Provider
Modello di prezzo
Prezzo di partenza
LINFA Concur
basata su abbonamento
$ 9.00 / utente / mese
Spese web
basata su abbonamento
Prezzi personalizzati
Expensify
basata su abbonamento
$ 5.00 / utente / mese
Zoho Expense
basata su abbonamento
$ 3.00 / utente / mese
Certificato di spesa
basata su abbonamento
$ 8.00 / utente / mese
Quali sono i potenziali costi o commissioni nascosti associati ai sistemi di gestione delle spese?
I potenziali costi nascosti o commissioni associati ai sistemi di gestione delle spese possono includere un aumento del rischio di errori e frodi, uso inefficiente del tempo dei dipendenti, difficoltà nel tenere traccia delle spese, costi relativi agli aggiornamenti software, integrazione del sistema, formazione per i dipendenti, supporto continuo e tariffe per funzionalità aggiuntive, maggiore spazio di archiviazione o livelli più elevati di assistenza clienti.
Uno dei costi nascosti più comuni è l’aumento del rischio di errori e frodi. I processi manuali sono più soggetti a errori e a una cattiva gestione, che possono portare alla rendicontazione e all'elaborazione di spese errate, con conseguente perdita di denaro.
Un altro costo nascosto significativo è l’uso inefficiente del tempo dei dipendenti. A causa della natura dispendiosa in termini di tempo delle operazioni manuali, i dipendenti potrebbero dedicare troppo tempo ad attività quali l'immissione di dati, la riconciliazione delle spese e la correzione degli errori. Ciò non solo porta ad una perdita di produttività ma aumenta anche i costi operativi.
La difficoltà nel tenere traccia delle spese è un altro costo nascosto associato alla gestione manuale delle spese. Ciò può portare a una mancanza di visibilità sui modelli di spesa e rendere difficile identificare le aree di spesa non necessaria.
Inoltre, possono esserci costi nascosti associati all’implementazione e alla manutenzione del sistema. Questi possono includere i costi relativi agli aggiornamenti software, all'integrazione del sistema, alla formazione dei dipendenti e al supporto continuo.
Infine, alcuni sistemi potrebbero avere costi nascosti non inclusi nel prezzo iniziale. Questi possono includere tariffe per funzionalità aggiuntive, maggiore spazio di archiviazione o livelli più elevati di assistenza clienti.
Quali funzionalità di sicurezza e conformità sono importanti nel software di gestione delle spese?
Le importanti funzionalità di sicurezza e conformità nel software di gestione delle spese includono crittografia dei dati, controlli di accesso sicuri, autenticazione a due fattori, aggiornamenti regolari di sicurezza del sistema, conformità con le normative pertinenti, un processo di approvazione automatizzato e robuste funzionalità di sicurezza come l'autenticazione a più fattori e regolari controlli di sicurezza.
La sicurezza e la conformità sono fondamentali nel software di gestione delle spese. Una caratteristica fondamentale è la crittografia dei dati, che garantisce la riservatezza dei dati finanziari e impedisce l’accesso non autorizzato.
Anche i controlli di accesso sicuri sono essenziali, poiché consentono alle organizzazioni di gestire l’accesso ai dati tramite autorizzazioni basate sui ruoli. L'autenticazione a due fattori fornisce un ulteriore livello di sicurezza, richiedendo agli utenti di verificare la propria identità utilizzando un secondo fattore.
Il software dovrebbe inoltre essere aggiornato regolarmente per proteggersi da nuove minacce e vulnerabilità. Il rispetto delle normative finanziarie e sulla protezione dei dati pertinenti è fondamentale, garantendo che le pratiche di gestione delle spese dell'organizzazione siano legalmente conformi. È possibile impostare un processo di approvazione automatizzato utilizzando flussi di lavoro basati su regole, garantendo che le spese aderiscano alle politiche aziendali.
Infine, le principali soluzioni di gestione delle spese dovrebbero offrire solide funzionalità di sicurezza, tra cui l’autenticazione a più fattori e controlli di sicurezza regolari. Queste funzionalità salvaguardano i dati finanziari dell'organizzazione e garantiscono trasparenza, efficienza e conformità alle politiche interne e alle normative esterne nel processo di gestione delle spese.
Tuttavia, le funzionalità specifiche di sicurezza e conformità richieste possono variare a seconda delle esigenze e del contesto specifici dell'organizzazione, pertanto è essenziale una valutazione approfondita prima di selezionare un software di gestione delle spese.
Chi sono i principali fornitori di software di gestione delle spese?
Alcuni dei principali fornitori di software di gestione delle spese includono Emburse Certify, Expensify, JAMIS Prime ERP, Zoho Expensee SAP Concur Spese.
Emburse Certify è molto apprezzato per la sua rapida implementazione, il supporto per categorie e campi personalizzati e il monitoraggio del chilometraggio GPS. Offre inoltre oltre 40 report integrati e integrazioni contabili.
Expensify è una scelta popolare, soprattutto per le startup e le piccole imprese, grazie al suo piano gratuito. Offre scansioni illimitate di ricevute e rimborsi ACH il giorno successivo. Tuttavia, il piano gratuito presenta alcune restrizioni, come categorie standardizzate e nessuna integrazione con i pacchetti contabili.
JAMIS Prime ERP è pensato su misura per gli appaltatori governativi e le aziende focalizzate sui progetti. Integra la gestione delle spese in una gamma più ampia di strumenti finanziari e gestionali.
Zoho Expense è noto per la sua comodità di prenotazione semplificata dei viaggi, rendicontazione delle spese più rapida e controllo efficace dei costi. Migliora l'esperienza di rendicontazione delle spese e semplifica innumerevoli processi aziendali.
LINFA Concur Expense è un altro fornitore leader che offre soluzioni complete di gestione delle spese. È particolarmente noto per la sua interfaccia intuitiva e le sue funzionalità robuste.
Quali sono le migliori soluzioni software per la gestione delle spese nel 2024?
Le migliori soluzioni software di gestione delle spese nel 2024 sono Concur Spese, Spese Web, Expensify, Zoho Expensee Certificato di rimborso.
Software
Voto utenti
Vantaggi
Svantaggi
Concur Spese
4.1/5
Facile gestione di tutte le spese aziendali e solida personalizzazione.
L'interfaccia utente a volte può essere un po' goffa e richiede l'invio delle spese con un resoconto, il che può ritardare il rimborso se si verifica un'immissione problematica.
Spese web
4.3/5
È una piattaforma facile da usare per un'esperienza fluida con le spese aziendali e un ottimo servizio clienti.
L'interfaccia utente è un po' confusa poiché ci sono molte informazioni tutte insieme su un'unica schermata e l'app a volte si blocca. Alcuni dipendenti hanno segnalato che le ricevute caricate sull'app sono andate perse.
Expensify
4.6/5
Ottima piattaforma per razionalizzare le spese aziendali e monitorare e categorizzare le spese completamente automatizzate.
I piani mensili raddoppiano il costo dei piani annuali e delle integrazioni delle carte aziendali Expensify hanno un supporto limitato per quanto riguarda le importazioni di ricevute.
Zoho Expense
4.5/5
La comodità di una prenotazione di viaggio semplificata, una rendicontazione delle spese più rapida, un controllo efficace dei costi e una solida personalizzazione.
È necessario presentare le spese con un resoconto, il che può ritardare l'ottenimento del rimborso se si verifica una registrazione problematica ed è necessario lavorare sul modulo di inventario.
Certificato di spesa
4.3/5
Progettato per il commercio globale, supporta oltre 140 valute e 64 lingue e offre una distribuzione rapida.
L'interfaccia del menu può essere poco intuitiva e ha un supporto multivaluta limitato.
Come iniziare con il software di gestione delle spese?
Per iniziare con il software di gestione delle spese, è necessario identificare le esigenze di gestione delle spese della propria azienda, elencare le funzionalità richieste, coinvolgere le principali parti interessate, esplorare possibili soluzioni, scegliere il software giusto, implementarlo e monitorarne e migliorarne continuamente l'efficacia.
Ecco una guida per aiutarti a iniziare:
Identificare il bisogno: Pinpoint i punti dolenti nel tuo attuale processo di gestione delle spese. Determina le tue esigenze di gestione delle spese. Le piccole imprese hanno meno spese rispetto alle grandi aziende, mentre un'azienda di medie o grandi dimensioni necessita di funzionalità più estese, che richiedono un budget maggiore.
Elenca le caratteristiche: Elenca le funzionalità specifiche di cui hai bisogno nel software. Pensa a quanto è facile da usare, se ha un'app mobile, quanto è personalizzabile, quanto è sicuro, che tipo di report genera e se può crescere con la tua azienda.
Coinvolgi le persone chiave: È importante coinvolgere le principali parti interessate nel processo decisionale. Ciò include il team finanziario e i dipendenti che utilizzeranno il software.
Esplora le soluzioni: Ricerca ed esplora possibili soluzioni. Sono disponibili molte opzioni software per la gestione delle spese, come Emburse, Expensify, Zoho Expense, e altri. Partecipa ai webinar, scarica le app per una prova e invita alcuni utenti iniziali.
Scegli il software giusto: Scegli il software più adatto alle tue esigenze aziendali. Considera fattori quali costi, facilità d'uso, integrazione con i sistemi esistenti e assistenza clienti.
Implementare il software: Inizia il processo di implementazione una volta scelto un software. Ciò potrebbe comportare la configurazione del software, l'integrazione con i sistemi esistenti e la formazione dei dipendenti.
Monitorare e migliorare: Dopo l'implementazione, monitorare l'efficacia del software e apportare le modifiche necessarie. Ciò potrebbe comportare la modifica delle politiche di spesa, l'offerta di formazione aggiuntiva o il passaggio a un software diverso, se necessario.
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